Canales y procedimientos de atención

CANALES Y PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN DE LA ASOCIACIÓN DE ANTIGUOS ALUMNOS A LOS AFILIADOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

La ASOCIACIÓN dentro de su firme compromiso por el respeto y garantía de los derechos de sus afiliados, y en su calidad de responsable del tratamiento de sus datos personales, adopta y pone a su disposición el presente procedimiento y canales de atención con que cuentan, para el ejercicio de los derechos establecidos en la Ley de 1581 de 2012 referentes a consultar, conocer, actualizar, corregir y suprimir su información personal, así como para revocar el consentimiento dado para el tratamiento de sus datos personales.

La ASOCIACIÓN en su condición de responsable y los encargados, contratistas y terceros, deben observar, cumplir y respetar este procedimiento así como mantener la confidencialidad de los datos tratados aún después de haber finalizado su vinculación con la ASOCIACIÓN.

Para la debida atención y trámite de las peticiones, solicitudes, consultas, quejas y/o reclamos relativos a la protección y el tratamiento de datos personales que presenten sus afiliados, se establece el siguiente procedimiento:

1. La ASOCIACIÓN pone a disposición de los afiliados el correo electrónico: asoexalumnos@uexternado.edu.co, como canal de atención para recibir, tramitar y resolver cualquier petición, solicitud, consulta, queja y/o reclamo que presenten respecto a sus derechos a consultar, conocer, actualizar, corregir y/o suprimir sus datos personales, así como para revocar el consentimiento dado para su tratamiento.

2. Este requerimiento deberá ser realizado por el afiliado titular del dato personal o sus causahabientes mediante correo electrónico. Una vez enviado al correo electrónico asoexalumnos@uexternado.edu.co, quedará registrado para el inicio de su trámite por parte de la ASOCIACIÓN. No serán aceptadas ni tramitadas solicitudes, peticiones, quejas, consultas y/o reclamos que sean anónimos.

3. La ASOCIACIÓN deberá validar la identidad del afiliado o sus causahabientes, como únicas personas que pueden presentar la petición, solicitud, consulta, queja y/o reclamo respecto a conocer, actualizar, corregir y suprimir sus datos personales.

4. Contenido de la solicitud, petición, consulta queja o reclamo:

La solicitud del afiliado es personal, debiéndola enviar al correo electrónico antes mencionado, y como mínimo debe contener la siguiente información:

• Nombres y apellidos del afiliado
• Identificación del afiliado
• Datos de contacto
• Indicación de los datos de egreso del afiliado (Pregrado, Postgrado o Maestría; Facultad y año de grado).
• Narración y/o descripción clara de los hechos que originan o causan la petición, consulta, queja y/o reclamo.
• Anexos que considere para respaldar lo anterior.

5. Término para el trámite de la petición, consulta, queja y/o reclamo:

5.1. Consultas y peticiones

Las consultas y peticiones serán resueltas por la ASOCIACIÓN, en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo del correo electrónico enviado por el afiliado o sus causahabientes.

En caso que no fuere posible atender dicha solicitud en ese plazo, se le informará al afiliado o a sus causahabientes por el mismo medio electrónico, expresando los motivos de esta demora y se contará con un término adicional de máximo cinco (5) días hábiles para resolverla.

5.2. Quejas y reclamos

Las quejas y reclamos serán resueltos por la ASOCIACIÓN, en un término máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo del correo electrónico enviado por el afiliado o sus causahabientes.

En caso que no fuere posible atender dicha solicitud en ese plazo, se le informará al afiliado o a sus causahabientes por el mismo medio electrónico, expresando los motivos de esta demora y se contará con un término adicional de máximo ocho (8) días hábiles para resolverla.

En el evento en que la ASOCIACIÓN requiera completar o aclarar cualquiera de estas solicitudes, se contactará con el afiliado o con sus causahabientes mediante correo electrónico dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a que la misma fue recibida, con el fin que aclare o complete el requerimiento de la ASOCIACIÓN. En caso de transcurridos dos (2) meses sin que el afiliado haya enviado la información adicional solicitada, se entenderá que ha desistido de su solicitud.

6. Desacuerdo con respuesta emitida por la ASOCIACIÓN:

Si el afiliado o sus causahabientes no están de acuerdo con la respuesta emitida por la ASOCIACIÓN, pueden solicitar por única vez reconsideración de la misma, siguiendo nuevamente los pasos aquí determinados.

En todo caso, sólo podrán presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez hayan agotado todos los pasos para el trámite de consultas, peticiones, quejas y/o reclamos contenidos en este documento.

7. El afiliado en cualquier momento puede consultar sus datos personales manejados por la ASOCIACIÓN, y en caso que desee actualizar los mismos puede acceder a la página web uexternado.edu.co y utilizar la opción ACTUALIZAR.En caso que necesite asesoría para realizar la actualización antes mencionada, puede comunicarse al teléfono de la ASOCIACIÓN 2826066 Ext. 5062/63/64, en donde se le prestará la orientación pertinente para poder llevar a cabo este proceso.

8. En ningún caso la ASOCIACIÓN suprimirá dato o revocará autorización, cuando exista deber legal o contractual que obligue al afiliado a permanecer en la base de datos o en el archivo de la misma.